UBO Agency helpt bedrijven aan meer omzet door krachtige websites te bouwen en succesvolle online marketing campagnes te lanceren. Daar willen ondernemers Frank Hartog en Wesley Blokhuis elke dag mee bezig zijn. Maar elke ondernemer weet dat een bedrijf meer is dan dat. Je hebt namelijk ook personeelszaken, contact met (potentiële) klanten en uiteraard je administratie.
Iemand aannemen of uitbesteden?
Frank Hartog, UBO Agency: “Toen we in 2013 startten, waren we slechts met z’n tweeën. Naast het verkopen, ontwikkelen van websites en beheren van online marketing campagnes, deed ik mijn eigen administratie. Toentertijd had ik een administratiekantoor die voor mij de BTW aangifte deed en mijn jaarrekening opmaakte. Begin 2015 trok ik de conclusie dat ik teveel tijd kwijt was aan mijn administratie en doordat ik geen real time inzicht had in mijn financiën, raakte ik het overzicht kwijt. Tijd die ik veel beter kon stoppen in mijn core business. “
“En dan kom je op een punt dat je moet kiezen of je iemand voor je financiële werkzaamheden gaat aannemen of dat je het uitbesteedt. Uiteindelijk heb ik gekozen voor FTF Finance omdat ze verder gaan dan andere administratiekantoren. Zo doen ze niet alleen administratieve werkzaamheden, maar ook mijn BTW aangifte, maken ze mijn jaarrekening op en optimaliseren ze mijn financiële processen. Noem het een financieel directeur op afstand.” zegt Frank lachend.
In 3 stappen financiële controle
Jaap-Willem van Randen, FTF Finance: “UBO Agency zat in een situatie die we vaak zien en was op zoek naar financiële controle. Als eerste keken we naar de huidige financiële processen en analyseerde we wat er beter kon. De tweede stap was het efficiënt uitvoeren van deze werkzaamheden. Denk aan het beheren van debiteuren en stroomlijnen van alle inkomende facturen. Praktische dingen zoals structuur implementeren en zorgen dat klanten sneller betalen, behoren ook tot de orde. Vervolgens gaven we advies over onderwerpen als automatische incasso en cash flow overzichten. Wat gebeurt er als je iemand aanneemt en hoe ontwikkelt zich dat? De derde stap was het boekhouden met Exact Online. Hierdoor kregen zij real time inzicht in hun financiële status. Zo konden wij meedenken over het totale proces en hier structuur in aan brengen.
Nu kan UBO Agency veel beter beslissen over investeringen die ze doen. Met als gevolg dat zij weten wat voor gevolgen dat heeft op de financiële situatie van hun onderneming. Ten slotte kunnen ze al hun tijd weer steken in waar ze goed in zijn: succesvolle marketingcampagnes die leiden tot omzetgroei.”
Real time inzicht financiën
Frank Hartog: “In het begin was het een beetje wennen. We moesten elkaar namelijk goed leren begrijpen, omdat je toch veel dingen op elkaar moet afstemmen. Door maandelijks met elkaar te overleggen en korte lijnen te hanteren, werd alles goed afgesproken en ingericht. Vraagstukken worden snel opgelost en FTF Finance neemt haar verantwoordelijkheid op zaken in tegenstelling tot sommige aanbieders die alles achteraf doen. Net zoals je denkt ‘moet ik een marketingmedewerker in huis nemen of het door een externe partij laten doen?’, dachten wij ‘moeten wij voor de administratie iemand aannemen?’ En wij kozen voor een complete financiële afdeling.”
Administratie voor ZZP of MKB
Jaap-Willem: “Met FTF Finance proberen wij zo veel mogelijk op bedrijfsniveau mee te denken. Uiteraard hebben we allemaal een eigen visie op financiën en hoe je je klanten wilt bedienen, en dat kan soms even wennen zijn. Daarom gaan we altijd vrijblijvend in overleg met iedereen die een volgende stap wil maken met betrekking tot hun administratie. Zo proberen we zo veel mogelijk de continuïteit van je financiële werkzaamheden te waarborgen.
