Hoe groot het marketingbureau ook is, we komen allemaal voor dezelfde uitdagingen te staan. Je hebt personeel of werkt juist met freelancers, hebt te maken met inkoop, facturen naar de klant, et cetera. Hoe krijg je hier controle over en nog belangrijker, verdien je aan het einde van de maand wel iets? In een tweeluik vertellen wij je hier meer over. Onze eerste blog gaat specifiek over de inkoop, de tweede blog over de cashflow en financiële cijfers.

Hou controle over inkoopfacturen

Wij zien dat personeel steeds vaker zelf dingen inkopen en deze betalen met de creditcard van de zaak. Een gevolg hiervan is dat er van alle kanten facturen komen. Hoe houd je dan de controle over je inkoopfacturen? Wij geven je vier tips om direct toe te passen!

1 | Bon versus bankboeking

Breng structuur aan in het bijhouden van de administratie. Wanneer iedereen zijn bonnen en facturen rond laat slingeren en vergeet in te dienen, is het overzicht kwijt. De bon versus bankboeking moet wel kloppen. Stel daarom duidelijke regels op met betrekking tot uitgaven en het verwerken van de facturen. Gaat het om kleine uitgaven met bijbehorende bonnetjes? Maak dan een centrale plek waar men de bonnen direct in kan leggen. Digitale facturen stuur je gemakkelijk door per e-mail. Creëer hier ritme en structuur in, zodat altijd de juiste factuur tegenover een bankboeking staat en ze niet meer onnodig blijven liggen.

2 | Maximaal te besteden bedrag

Vrijheid in inkoop is voor alle partijen fijn, maar laat dit niet ongelimiteerd zijn. Zo voorkom je dat je voor financiële verrassingen komt te staan. Trek een duidelijke grens, bijvoorbeeld €1000,- te besteden zonder toestemming en alle bedragen daarboven in overleg. Spreek dus af wat medewerkers maximaal mogen besteden.

3 | Hou financieel overzicht

Behoud het overzicht, deze tip sluit naadloos aan op de eerste tip: bon versus bankboeking. Steeds meer facturen komen digitaal binnen. Laat alle inkoopfacturen binnenkomen op één e-mailadres. Maak hier indien nodig een speciaal e-mailadres voor aan, waar men voortaan alle facturen naartoe stuurt. Zo blijft alles op één centrale plek en zijn de facturen direct in te zien en te verwerken.

4 | Zorg voor regelmaat

Als laatste is regelmaat belangrijk. Niet alleen vanuit de kant van het personeel met betrekking tot het indienen van bonnen en facturen, maar zorg er ook voor dat je op regelmatige basis de inkoopfacturen verwerkt. Is direct bij binnenkomst geen optie, kies dan wekelijks een vast moment wanneer je de boekhouding bijwerkt. Zo blijft de boekhouding altijd up-to-date en behoud je controle over de inkoopfacturen.

Heb je hier nog vragen over of ben je benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op!