Een ondernemingsfonds maakt projecten en ideeën van ondernemers werkelijkheid en realiseren zo het collectief belang. Omdat je met veel partijen en ondernemers te maken hebt, kan het echter lastig zijn om financieel overzicht te behouden. Hoe zorg je dat je begroting uitkomt en dat je bedragen altijd kunt verklaren? En misschien nog belangrijker: hoe zorg je ervoor dat de financiële processen zo soepel mogelijk verlopen?

Wat voor soort ondernemingsfondsen zijn er?

Ondernemingsfondsen zijn er in allerlei varianten. In de kern komt het neer op een samenwerking tussen ondernemers en gemeentes waarbij er geld wordt geïnd bij ondernemers. Dit geld wordt toegevoegd in een pot om gezamenlijke belangen te realiseren. Denk aan voorzieningen voor het winkelgebied of het bedrijventerrein waar de ondernemers zich bevinden. Ieder soort ondernemingsfonds heeft zijn eigen werkwijze met betrekking tot het verkrijgen van budget, onderlinge manier van werken en uiteindelijke implementatie van veranderingen.

Werkwijze BIZ ondernemingsfonds

Voor het gemak nemen we de BIZ als voorbeeld. BIZ staat voor Bedrijven Investeringszone. Het werkt als volgt: de gemeente Utrecht stelt een pot veilig met een bepaald bedrag. Hiervan worden percentages per regio verdeeld en daar staat een vaste maandelijks bijdrage per ondernemer tegenover. Deze percentages worden op basis van de WOZ-waarde van de panden van de ondernemers bepaald.

Met het geld dat je maandelijks vast aan de belasting betaalt, kan alles rondom je bedrijf geregeld worden. Denk hierbij aan betere veiligheid of een goede infrastructuur. En met een BIZ kun je aan de hand van gezamenlijk belang nóg meer voor elkaar krijgen. Op deze manier creëer je kansen voor je onderneming, omdat sommige investeringen te duur zijn om zelf te doen.

De juiste financiële stroom voor jouw ondernemingsfonds

Mensen kunnen een aanvraag doen bij het fonds. Vanuit het principe good governance (goed bestuur bij ontwikkelingssamenwerking) is het belangrijk dat de juiste mensen deze financiële informatie te zien krijgen. Tegenwoordig zijn er praktische mogelijkheden om zo’n financiële stroom te automatiseren.

Bij het moment van aanvragen kan bijvoorbeeld via een applicatie het voorstel naar de Raad van Bestuur gestuurd worden, waar deze op de juiste manier geaccordeerd kan worden. Als de uitvoerende stuurgroep hiervan op de hoogte is, kunnen zij de werkzaamheden uitvoeren. De factuur voor deze werkzaamheden kan dan automatisch verzonden worden naar de financiële beheerder. Een dergelijk ondernemingsfonds kan er zelfs ook voor kiezen dat de financiële beheerder deze factuur automatisch betaalt.

Voordelen van het gebruik van online software voor jouw ondernemingsfonds

Het is inmiddels achterhaald om met een map vol met bonnen aan te komen. Een goed financieel proces moet jou inzicht bieden en te allen tijden informatie kunnen geven. Met de online software van bijvoorbeeld Exact Online wordt dit mogelijk gemaakt. Door het proces zo veel mogelijk te automatiseren en het boekhoudprogramma te koppelen met je bank en andere softwarepakketten, wordt je werk een stuk makkelijker en overzichtelijker. Wij zetten alle voordelen handig voor je op een rijtje:

• Je bespaart tijd: Bespaar tijd en moeite door automatisering en geniet ondertussen van het gemak van een adviseur. Contact wordt door koppeling van Exact Online met andere software laagdrempeliger en verloopt veel sneller.
• Je bespaart kosten: Automatisering bespaart geld. Je hebt namelijk te maken met minder personeelskosten. Met deze nieuwe manier heb je geen last van uitval door ziekte of personeel dat op vakantie is, waardoor werkzaamheden blijven liggen.
• Je geniet transparantie: Het geld in de gezamenlijke pot is van veel mensen. En dat wordt dankzij Exact Online voor iedereen inzichtelijk. Alles wordt op dezelfde manier ingeboekt en is zo altijd te controleren, volgens het good governance principe. Handig voor de gebruikers en ook voor de mensen die akkoord geven op een voorstel.
• Je werkt modern: Met het kiezen van de juiste financiële partner heb je iemand die je helpt, ondersteunt en adviseert. Zo heb je geen behoefte meer aan je oude accountant of boekhouder. Daarbij heb je op ieder gewenst moment toegang tot actuele en realtime financiële informatie.

Benieuwd naar manieren waarop het geautomatiseerde boekhoudprogramma Exact Online jou kan helpen? Neem gerust contact met ons op. Of lees ook eens onze 4 redenen waarom je als succesvolle ondernemer realtime financieel inzicht moet hebben.