Wie contact heeft met FTF finance over de administratie, heeft een grote kans dat hij of zij met Walter Koelewijn in gesprek komt. Zeven jaar geleden stond hij aan het begin van zijn loopbaan. Inmiddels is hij teamleider van een afdeling die zich dagelijks bezighoudt met de verwerking van administraties voor mkb’ers. Samen met zijn team zorgt hij ervoor dat deze continu worden bijgewerkt.
Meer zicht op je btw
Voor veel ondernemers is de btw‑aangifte ieder kwartaal verplichte kost, maar toch iets waar je tijdens het kwartaal nauwelijks mee bezig bent. Niet omdat ze niet weten dat het eraan komt, maar omdat ze vaak pas veel te laat doorhebben hoeveel ze moeten betalen. Volgens Walter ligt precies daar de uitdaging.
“Ondernemers hebben vaak onvoldoende realtime inzicht in wat er financieel en administratief gedurende het kwartaal gebeurt,” vertelt Walter. “Daarom werken we met financiële dashboards via Exact Online, waar klanten op elk moment hun tussentijdse btw-positie kunnen bekijken via de app.”
Momentopname
Tegelijkertijd benadrukt Walter dat zo’n btw-overzicht altijd een momentopname is.
“Het kan natuurlijk snel veranderen. Stel dat je aan het einde van een kwartaal nog een grote investering doet, bijvoorbeeld de aankoop van een auto. Dan kan het bedrag ineens weer heel anders worden.”
Belangrijk is dat de administratie zo compleet mogelijk is. “Hoe beter de administratie is bijgewerkt, hoe betrouwbaarder het overzicht in de app,” vertelt Walter. Daarom adviseert hij klanten om bonnetjes en facturen tijdig aan te leveren, zodat zij ze kunnen inboeken en de cijfers actueel blijven.
Feeling houden met je cijfers
Het tussentijds bekijken van de btw-stand helpt ondernemers om beter vooruit te kijken en voorbereid te zijn op eventuele verrassingen. Vaak hoort Walter van ondernemers dat ze gewend zijn dat de aangifte pas laat in het kwartaal klaar staat. “Dan kan het voorkomen dat je ineens bijvoorbeeld €6.000 aan btw moet betalen.”
Een financieel dashboard helpt ondernemers om meer gevoel te krijgen bij wat er gedurende het kwartaal gebeurt. “Het is niet meteen de definitieve waarheid als je het bijvoorbeeld in februari bekijkt, maar je kunt al wel zien wat je over die periode ongeveer zou moeten betalen.”
De grootste misvatting
Een veelgemaakte fout zit volgens Walter in hoe ondernemers naar hun inkomsten kijken. “De grootste misvatting is dat ondernemers denken dat het geld dat binnenkomt volledig van hen is. Stel je stuurt een factuur van €1.000 exclusief btw. Dan krijg je €1.210 betaald. Maar die €210 btw moet je uiteindelijk weer afdragen aan de Belastingdienst.”
Toch ziet hij regelmatig dat dat bedrag al is uitgegeven voordat de aangifte wordt gedaan. “Dan wordt niet alleen die €1.000 gebruikt, maar ook die €210.”
Voorkom verrassingen
Ondernemers kunnen zelf een paar eenvoudige stappen nemen om grip te houden op hun btw. Een van de meest praktische adviezen: reserveer de btw.
“Veel ondernemers zetten het bedrag dat ze moeten betalen alvast op een aparte rekening. Dan weet je zeker dat het er nog staat wanneer de aangifte wordt gedaan.”
Daarnaast helpt het om administratie zo actueel mogelijk te houden. “Hoe sneller facturen en bonnetjes worden verwerkt, hoe beter je inzicht hebt in je cijfers.”
Btw-aangifte zonder stress
Een groot voordeel voor klanten van FTF is dat zij de aangifte zelf niet hoeven te doen. “Wij verzorgen de btw-aangifte voor onze klanten. Als je administratie goed wordt bijgehouden, merk je eigenlijk vrij weinig van de drukte van de kwartaalmaanden.”
Toch raadt Walter ondernemers aan om bij twijfel altijd even contact op te nemen.
“Bel of app ons gerust als je twijfelt. Dan kunnen we tussentijds een check doen en weet je wat je ongeveer moet betalen.”
En dat geeft vaak al voldoende duidelijkheid. “Btw is eigenlijk helemaal niet zo spannend,” zegt Walter. “Het gaat er vooral om hoe je ermee omgaat. Als je weet wat eraan komt, kom je eigenlijk nooit voor verrassingen te staan.”
