Al sinds 2008 werkt fotograaf Jan Erkelens als zelfstandig ondernemer. Met zijn bedrijf focust hij zich op bedrijfsreportages, interieur- en trouwfotografie. In de tijd tussen zijn studie en nu heeft hij de overgang meegemaakt van analoge naar digitale fotografie. Met de keuze voor FTF finance ervaart hij nu hetzelfde: van printen, posten en e-mail naar volledig digitaal boekhouden.
Het gemak van online boekhouden
Toen Jan elf jaar geleden begon, ging alles rondom de boekhouding nog analoog. “Facturen moest ik printen en opsturen en ieder kwartaal bracht ik de administratie naar de boekhouder”, vertelt Jan. “Verkoopfacturen en inkoopbonnen, ik moest alles opsparen, bewaren en uiteindelijk weer verzamelen. Omdat het zoveel tijd kostte, zag ik er altijd tegenop om ermee aan de slag te gaan. Met e-mail werd het al een stuk gemakkelijker, maar ik was nog steeds druk met het administreren van facturen. Van het opslaan in verschillende mapjes tot aan het bijhouden wie er wel en niet betaald hebben. Toen ik het hier met Frank over had, bleek dit allemaal geautomatiseerd te kunnen.”
Wat ik echt het allerfijnste vind, is dat ik niks meer hoef uit te printen en geen bonnen hoef te bewaren. Dit scheelt me gewoon echt een dag werk. Als ik een bon heb, hoef ik er alleen maar een foto van te maken en kan ik deze direct uploaden in het boekhoudsysteem. De bon gooi ik daarna weg. Facturen gaan naar een e-mailadres waarna ze meteen worden ingeboekt. Door naar links of rechts te swipen in een app keur ik een betaling goed of af. Bij goedkeuring betaalt FTF met behulp van een online key van de bank de factuur. Ik betaal nu iets meer voor mijn boekhouding, maar ik krijg er veel gemak voor terug.
Geen bonnen meer bewaren of printen
Net als voor de meeste ondernemers geldt ook voor Jan dat de administratie niet zijn favoriete bezigheid is. “Wat ik echt het allerfijnste vind, is dat ik niks meer hoef uit te printen en geen bonnen hoef te bewaren. Dit scheelt me gewoon echt een dag werk. Als ik een bon heb, hoef ik er alleen maar een foto van te maken en kan ik deze direct uploaden in het boekhoudsysteem. De bon gooi ik daarna weg. Facturen gaan naar een e-mailadres waarna ze meteen worden ingeboekt. Door naar links of rechts te swipen in een app keur ik een betaling goed of af. Bij goedkeuring betaalt FTF met behulp van een online key van de bank de factuur. Ik betaal nu iets meer voor mijn boekhouding, maar ik krijg er veel gemak voor terug.”
Laagdrempelige communicatie en inzicht
Jan komt eigenlijk nooit op kantoor bij FTF: “Dit kan natuurlijk wel, maar als ik een vraag heb, kan ik die net zo makkelijk via Whatsapp stellen. Verder gaat alles nu geautomatiseerd en FTF houdt alles proactief in de gaten. Als er stukken missen of als er onduidelijkheden zijn rondom een factuur, dan hoor ik dat direct. Op mijn laptop of telefoon heb ik via een dashboard altijd realtime inzicht in mijn administratie. Ik ben nooit ontevreden geweest over mijn boekhouder, maar online boekhouden maakt het hele proces wel een stuk makkelijker.”
