Er komt genoeg omzet binnen, de facturen worden betaald en je administratie is bijgewerkt. Maar betekent dat ook dat er ruimte is om iemand aan te nemen? Wat gebeurt er met je cashflow als de omzet tijdelijk terugloopt, bijvoorbeeld tijdens de rustigere zomermaanden? En liggen de personeelskosten nog in lijn met de groei die je voor ogen had?
Voor sommige ondernemers biedt Exact Online genoeg inzicht. Anderen missen overzicht of willen hun cijfers gebruiken om gerichter te sturen. In deze blog lees je wanneer Visionplanner iets kan toevoegen, hoe je met begroting en prognose vooruitkijkt en hoe FTF finance de rapportages afstemt op de vragen die in jouw onderneming spelen.
Wanneer Exact niet meer genoeg inzicht geeft
In Exact Online kun je zien hoe je onderneming ervoor staat. Maar als je bedrijf groeit of je meer grip wilt op bijvoorbeeld je winstgevendheid, kan extra overzicht helpen.
“Het is echt bedoeld voor klanten bij wie we merken dat Exact niet meer aan de behoefte voldoet”, vertelt Jaap Willem.
Visionplanner is een aparte rapportagetool die gegevens uit Exact haalt. Je ziet je cijfers overzichtelijk en visueel, per maand en vergeleken met vorig jaar en je volgt de KPI’s die voor jouw bedrijf belangrijk zijn.
De grootste stap zit in de begroting- en prognosecyclus. Aan het begin van het jaar leg je een begroting vast en gedurende het jaar werk je een prognose (forecast) bij. In die prognose zitten de laatste ontwikkelingen in je omzet en de keuzes die je al hebt gemaakt, zoals een nieuwe medewerker of een investering. Zo krijg je niet alleen inzicht in waar je nu staat, maar ook in hoe je het jaar naar verwachting afsluit. Daarnaast kun je vooraf inschatten welke invloed nieuwe keuzes hebben op je winstgevendheid en cashflow.
Rapportages die passen bij jouw bedrijf
De cijfers waarop je wilt sturen, hangen af van je bedrijf en je plannen. Voor een zakelijke dienstverlener kan de verhouding tussen personeelskosten en omzet bijvoorbeeld belangrijk zijn. Andere ondernemers willen juist hun omzetgroepen beter kunnen vergelijken of de kosten van een afdeling volgen.
Daarom kijkt FTF finance eerst wat je met de rapportage wilt kunnen zien. “We bouwen rapportages die zijn afgestemd op de behoeften van de klant”, vertelt Jaap Willem.
Een rapportage kan ook worden ingericht voor verschillende mensen in je organisatie. Een manager kan bijvoorbeeld inzicht krijgen in de resultaten van zijn of haar afdeling, zonder alle financiële informatie van het bedrijf te zien. Het uitgangspunt blijft hetzelfde: de cijfers moeten helpen om beslissingen te nemen.
Je begroting gebruiken om bij te sturen
Aan het begin van het jaar maak je plannen. Je verwacht een bepaalde omzet, houdt rekening met personeelskosten en denkt misschien na over een investering. Het jaar loopt alleen niet altijd zoals verwacht. Een opdracht valt weg, de kosten stijgen of je bedrijf groeit juist harder dan gepland.
Met Visionplanner vergelijk je de werkelijke resultaten met je begroting en je bijgewerkte prognose. Zo zie je waar de cijfers afwijken en kun je samen bespreken wat daarachter zit. Is er een verklaring voor het verschil? Moet je jouw plannen aanpassen of is het juist mogelijk om een kans te benutten?
Cijfers geven aanleiding tot gesprek
Een rapportage laat zien wat er gebeurt, maar niet altijd waarom. Een omzetdaling kan bijvoorbeeld verschillende oorzaken hebben, terwijl hogere personeelskosten niet direct een probleem hoeven te zijn als de omzet meegroeit. “De cijfers zijn harde feiten, maar er zit vaak een verhaal achter”, zegt Jaap Willem. “Ze geven houvast om het gesprek aan te gaan.”
Voor klanten die Visionplanner gebruiken, stemt FTF finance af hoe vaak dat gesprek nodig is. Dat is meestal maandelijks of per kwartaal. Het helpt als de administratie op dat moment voldoende is bijgewerkt, zodat de omzet en kosten van de besproken periode zo compleet mogelijk zijn.
Dat is ook belangrijk bij seizoensinvloeden. In sommige branches, zoals de zakelijke dienstverlening en handel, kan het in de zomer rustiger zijn. Vakantiegeld en later betalende klanten kunnen dan extra druk op de cashflow zetten. Door de cijfers regelmatig te bespreken, kun je zulke ontwikkelingen eerder signaleren en bekijken of actie nodig is.
Nu beginnen, volgend jaar gericht bijsturen
Ben je al bezig met de plannen voor volgend jaar? Dan is dit een goed moment om te bespreken welke cijfers je wilt volgen en hoe je de rapportages daarvoor inricht. Je hebt dan tijd om met de cijfers en rapportages te werken, voordat je ze gebruikt om het nieuwe jaar te volgen.
Wil je weten of Visionplanner iets toevoegt aan jouw financiële inzicht? We bespreken graag welke vragen er bij jouw onderneming spelen en welke rapportages en begeleiding daarbij passen.
